Op deze pagina kun je je aanmelden voor je eigen Bloeiweek, leggen we stapsgewijs uit hoe je jouw Bloeiweek goed kunt voorbereiden om er een succes van te maken en delen we documenten en voorbeeldactiviteiten om je op weg te helpen.
Toolkit
Stap 1: Formeer een kerngroep
4 tot 6 maanden voor de week
- Richt een kerngroep op met enthousiaste vertegenwoordigers van belangrijke dorpsnetwerken en verenigingen om de Bloeiweek te organiseren. Betrek bij voorkeur de energiecoöperatie, basisschool, bloeizone groep, biodiversiteitsgroep, soos/jeugdvereniging, sportvereniging en ondernemersvereniging.
- Bedenk met elkaar of de juiste mensen in de kerngroep zitten om te kunnen zeggen dat het dorp meedoet (check: Kernteam document om er zeker van te zijn dat alle rollen vervuld zijn).
- Stel vast in welke week de Bloeiweek plaatsvindt en zet de week in de dorpsagenda.
- Maak een gedeelde map op bijvoorbeeld Google Drive waar documenten worden opgeslagen.
- Besluit met elkaar: we gaan ervoor!
Downloads
Stap 2. Betrek zoveel mogelijk mensen
4 tot 6 maanden voor de week
- Organiseer een dorpsbijeenkomst waar iedereen welkom is, maar ook mensen gericht worden uitgenodigd. De bijeenkomst is om mensen te informeren, maar ook om mensen aan te sporen mee te denken en te helpen. Geef expliciet de opdracht na te denken wat iedereen met zijn of haar groep daadwerkelijk wil gaan organiseren in de Bloeiweek.
- Publiceer een bericht in de belangrijkste communicatiekanalen van het dorp (denk aan de dorpskrant, website, Facebook, etc) dat het dorp komend jaar een Bloeidorp wordt (check: Persbericht voor een standaard persbericht). Nodig alle dorpsgenoten uit om deel te nemen, vergeet niet de datum van de dorpsbijeenkomst en de Bloeiweek te noemen!
- Verstuur dit bericht persoonlijk aan alle verenigingen en werkgroepen (check: Uit te nodigen partijen voor een lijstje met alle partijen die je kunt uitnodigen).
- Organiseer 3 à 4 later een terugkoppel moment waarin iedereen kan aangeven of ze daadwerkelijk een activiteit gaan organiseren en wat ze in gedachten hadden (check: Activiteitenformulier voor een formulier die je kunt printen en uitdelen aan de aanwezigen).
- Leg een lijst met alle contactpersonen en activiteiten aan (check: Activiteitenlijst voor een format in Excel).
- Stel een communicatieteam samen en begin met het promoten van de Bloeiweek (check: Communicatieplan voor een stapsgewijs plan voor de communicatie van de Bloeiweek).
Downloads
Stap 3. Stel voorlopig programma vast
3 tot 4 maanden voor de week
- Maak met de aangemelde activiteiten uit de tweede bijeenkomst een concept blokkenschema op de website (check: Handleiding website).
- Organiseer een derde bijeenkomst waarin organisatoren hun ideeën delen en jullie gezamenlijk het blokkenschema bespreken. Publiceer na afloop het blokkenschema op de website en via andere kanalen.
- Stel een begroten op van de verwachte uitgaven per activiteit en maak een besluit over de toekenning van het budget (check: Financieel overzicht voor een excel document die hierbij gebruikt kan worden).
- Leg externe partijen als sprekers, muzikanten, DJs, catering, kunstenaars tijdig vast. Zorg voor duidelijke afspraken op schrift over de prijs, inhoud, annuleringstermijn, etc.
- Check samen met de organisatie van Fryslân Bloeit de vergunningsplicht en veiligheid (check: Beslisboom vergunningsplicht).
Downloads
Stap 4. Voorbereiden activiteiten
2 maanden voor de week gereed
- Deel de activiteitenchecklist (check: Checklist activiteiten) met alle organisatoren, check aan de hand hiervan of alles aanwezig is voor het succesvol organiseren van de activiteit.
- Vul het draaiboek in (check: Invulbaar draaiboek) en koppel deze terug naar de organisatie van Fryslân Bloeit in verband met vergunningen.
- Bepaal per dag van de Bloeiweek een verantwoordelijke uit het kernteam. Deze persoon is verantwoordelijk voor een soepel verloop van de dag en is contactpersoon voor de organisatoren die op deze dag iets organiseren.
- Deel de Bloeiweek! Bereik zoveel mogelijk mensen met posters, online posts, krantenartikelen en mond tot mond reclame.
Downloads
Stap 5. Programma definitief maken
2 maanden voor de week gereed
- Leg definitief de activiteiten, tijdstippen en details vast voor het programma van de Bloeiweek.
- Publiceer dit definitieve programma, laat het blokkenschema drukken en laat eventueel flyers gereed maken.
- Overweeg latere toevoegingen van activiteiten in samenspraak met het kernteam, afhankelijk van de zelfstandigheid van de organisatoren.
Stap 6. Aantal deelnemers vergroten
gedurende laatste 2 maanden voor de week
- Vergroot het aantal deelnemers voor de Bloeiweek door inschrijvingen per activiteit te openen, fysieke zichtbaarheid te versterken met spandoeken, posters, flyers, en actief gebruik te maken van communicatiekanalen zoals appgroepen en de dorpskrant.
Stap 7. Laatste controles
1 week voor daadwerkelijke week
- Voer laatste controles uit een week voor de Bloeiweek, waarbij alle aspecten zoals mensen, locaties en materialen worden gecheckt, en eventuele laatste aanpassingen worden gemaakt.
- Maak het draaiboek definitief en neem met de dagverantwoordelijke door wat de taken zijn.
Uitgewerkte activiteiten
Aanmelden
Sluit je aan bij de Bloeibeweging en bouw mee aan een duurzame toekomst voor Friesland. Meld je aan voor een groeitraject en organiseer in 2025 een Bloeiweek in jouw dorp. Neem contact op via het onderstaande contactformulier!